Thực hành 7 thói quen để trở thành người hiệu quả (2) – Thói quen 2 và 3

Tiếp theo chuỗi bài viết về 7 thói quen để trở thành người hiệu quả của Stephen R. Covey mà mình đang viết, thì mình tiếp với thói quen 2 và 3.

https://wordpress.com/post/giaoduyvinh.com/1984

Tuy nhiên trước khi tiếp tục với các thói quen tiếp theo, thì hãy cũng thảo luận vì sao Covey lại dùng chữ “trở thành người hiệu quả” mà không dùngnhững cụm từ khác như người thành công, người vĩ đại vv…

Theo tôi, dùng từ người hiệu quả là rất đúng vì rõ ràng thứ nhất không có bất kỳ 1 kỹ năng nào có thể đảm bảo cho bạn được thành công hay sự vĩ đại vì để đạt được những điều đó, không chỉ ở 1 phương diện mà đôi khi là sự kết hợp của rât nhiều yếu tố từ: Tài Năng, Xuất Phát Điểm, May Măn, sự Nỗ Lực, vvv… và đôi lúc bạn không kiểm soát được cả điều đó chứ đừng nói chi là chỉ đọc 1 cuốn sách mà có được điều đó. Trong khi đó, trở thành 1 người hiệu quả lại là 1 điều rất quan tốt cho cuộc đời 1 con người đặc biệt trong xã hội ngày nay. Vì sao tôi lại nói thế

1- Cuộc đời mỗi người có hạn, và đặc biệt là mỗi người chỉ có 24h 1 ngày, thế nên càng hiệu quả bạn càng làm được nhiều việc và tận hưởng 1 cuộc đời đáng sống và viên mãn. Càng hiệu quả, bạn càng làm được những việc có ý nghĩa, loại bỏ những việc dư thừa từ đó bạn trở nên vượt trội.

2- Trong khi những điều như thành công, giàu có, xinh đẹp đôi khi bạn cần cả may mắn và không kiểm soát được, nhưng rõ ràng thay đổi bản thân để hiệu quả hơn là điều mà bạn có thể làm được.

Bây giờ tôi sẽ đi vào thói quen thứ 2, đó là Begin with the End in Mind – bắt đầu với mục tiêu đã định trước. Vậy đây là gì:

Bắt đầu với 1 mục tiêu rõ ràng trong đầu. Covey cho rằng chúng ta có thể sử dụng trí tưởng tượng, sự tiên đoán của chúng ta để phát triển 1 tầm nhìn, 1 viễn cảnh của cái chúng ta muốn trở thành và sử dụng tri thức, nguyên tắc bản thân để quyết định đâu là những điều giá trị sẽ dẫn dắt mỗi chúng ta trước khi chúng ta quyết định hay hành động.

Hầu hết chúng ta đều cảm thấy dễ dàng để trở nên bận rộn. Đặc biệt trong bối cảnh xã hội ngày nay với rất nhiều đòi hỏi và lựa chọn. Chúng ta nỗ lực làm việc để có được những thành công, được thăng chức, được tăng lương, được công nhận nhiêu hơn. Nhưng chúng ta thường quên dừng lại, để nhìn nhận đánh giá những ý nghĩa đằng sau sự bận rộn, sự nỗ lực hay các thành công chúng ta đạt được – chúng ta không hỏi chính bản thân chúng ta rằng những điều chúng ta đa rất nỗ lực, rất tập trung đó có phải là điều mà chúng ta thực sự mong muốn và có ý nghĩa với chúng ta.

Hoặc ở 1 câu chuyện nhỏ hơn khác như ai đó hỏi chúng ta về 1 vấn đề khó khăn, chúng ta có xu hướng trả lời không thay vì suy nghĩ cuối cùng ta muốn truyền tải cái gì ở câu trả lời. Đó là vì theo quán tính (mà rất nhiều thứ trong cuộc sống chúng ta làm theo quán tính), thay vào đó chúng ta nghĩ trước cái chúng ta muốn truyền đạt sau câu trả lời là gì – là từ chối, hay là để kêu gọi nguồn lực hay là để động viên người khác vv…. Thông thường, chúng ta bắt đầu 1 công việc mà không có suy nghĩ kỹ về mục tiêu mà cuối cùng chúng ta mong muốn để rỗi cuối cùng dù có làm xong chúng ta cũng không đạt điều chúng ta muốn và chúng ta phải bắt đầu làm lại từ đầu.

Thói quen thứ 2 cho rằng, trong mọi việc chúng ta làm, chúng ta nên bắt đầu với 1 mục tiêu (đích đến) rõ ràng trong đầu. Bằng cách đó, chúng ta có thể đảm bảo rằng, mỗi hành động, mỗi bước đi của chúng ta đều đúng hướng ngay từ đầu.

Covey đã nhấn mạnh rằng sự tự nhận thức giúp chúng ta có thể định hình cuộc sống của chính chúng ta, thay vì sống 1 cuộc sống theo những “mặc định” hay tiêu chuẩn sống của người khác

Bắt đầu với 1 mục tiêu cụ thể còn “cực kỳ” quan trọng dành cho 1 doanh nghiệp. Trở thành 1 người quản lý đồng nghĩa với việc làm cho 1 bộ máy, tổ chức vận hành hiệu quả. Nhưng trở thành 1 người lãnh đạo còn là phải xác định đúng mục tiêu chiến lược cho 1 tổ chức – là việc quan trọng nhất và đầu tiên – đồng nghĩa với việc luôn tự hỏi: Chúng ta đang nỗ lực để đạt được điều gì.

Trước khi chúng ta, mỗi cá nhân hay tổ chức có thể bắt đầu thiết lập và đạt được những mục tiêu, chúng ta phải tự định hình được những giá trị của chúng ta. Quá trình này có thể cần chúng ta phải đưa ra được 1 bản tuyên ngôn về những giá trị, những điều mà chúng ta trân trọng. Việc đưa ra tuyên ngôn sống, là cách để chúng ta định hình bản thân chúng ta, xác định rõ cái chúng ta mong muốn và rồi cho dù nó là cái gì đi nữa thì nó cũng là kim chỉ nang, để chúng ta thực hiện mọi hành động, mọi bước đi “đúng hướng” chúng ta mong muốn trong cuộc đời mình

Chắc chắn, sẽ có rất nhiều nguyên tắc sống khác nhau của mỗi người và xã hội. Tuy nhiên 2 điều quan trọng là: Chúng ta phải cố gắng chiến đấu/ tuân theo những nguyên tắc mà chúng ta đã đề ra. Chúng ta phải đưa ra những nguyên tắc sống mà có thể trường tồn với thời gian – mà chúng ta tin tưởng và sống thực sự với nó. Điều này sẽ dẫn dắt chúng ta, định hình những hành vi để đồng nhất với niềm tin và lẽ sống của chúng ta.

Tóm lại: Hãy cố gắng thực hiện thói quen bắt đầu mọi việc với mục tiêu rõ ràng trong đầu. Điều này có thể khó khăn ban đầu, do bạn phải tập vượt qua những quán tính và định kiến của xã hội xung quanh. Đặc biệt, khi càng lớn, càng nhiều kinh nghiệm thì những quán tính này càng lớn. Tuy nhiên, đây chắc chắn sẽ là thói quen làm cho bạn trở nên hiệu quả và “tốn ít thời gian” nhất để làm mọi việc trong cuộc sống của mình.

Có 1 số cách để bạn có thể thực hành nếu bạn chưa quen với việc này như sau:

• Hãy “vẽ ra” càng chi tiết càng tốt về “đám tang” của bạn: Ai sẽ có mặt ở đó, họ sẽ nói gì về bạn, họ sẽ tường thuật lại cuộc đời bạn ra sao, về những mối quan hệ bạn có. Bạn muốn họ nói gì, rồi bạn sẽ làm gì nếu biết mình chỉ còn 30 ngày để sống.
• Hãy chia nhỏ những vai trò trong cuộc sống của bạn – vì đôi lúc, mỗi người có nhiều vai trò trong cuộc đời, điều đó sẽ làm bạn khó khăn để xác định được đâu là giá trị của từng vai trò mà bạn cần. Hãy chia nhỏ những vai trò (trong gia đình, trong công ty, trong xã hội v..) và xác định giá trị sống cho từng vai trò đó
• Hãy xác định đâu là cái làm bạn sở hãi – định nghĩa nó, và tưởng tượng cách bạn sẽ vượt qua nó. Đây là cách giúp bạn bỏ qua các trở ngại trong con đường thực thi theo mục tiêu bạn muốn. Ví dụ: bạn muốn sau 3 năm nữa bạn sẽ trở nên khỏe mạnh, vì thế bạn quyết tâm dậy sớm để tập thể dục, tuy nhiên khi dậy sớm bạn gặp khó khăn là trời lạnh và cơ thể đang ì, vậy hãy tưởng tượng bạn sẽ xử lý chúng ta ra sao trước khi hành đông, điều này sẽ giúp bạn hình dung dễ và vẫn quyết định theo mục tiêu mà bạn muốn

Bây giờ sẽ là thói quen thứ 3: – put first thing first

Để có thể quản trị chính bản thân chúng ta, chúng ta bắt buộc phải ưu tiên cho những điều quan trọng (put first thing first). Chúng ta phải có kỷ luật để có thể vận hành ưu tiên những việc hằng ngày dựa trên những điều QUAN TRỌNG chứ không phải là những điều KHẨN CẤP

Ở thói quen thứ 2, chúng ta đã thảo luận tầm quan trọng của 2 việc: xác định giá trị của chúng ta và hiểu được những điều mà chúng ta đề ra để nhắm đến. Thói quen thứ 3 mục tiêu là để thực hiện được những điều đó, làm những điều quan trọng ngày qua ngày và trong từng khoảnh khắc

Để có thể duy trì được kỷ luật và tập trung để thực thi những điều về mục tiêu, chúng ta cần phải có 1 ý chí quyết tâm để làm những điều khi chúng chúng ta không muốn làm nó. Chúng ta cần hành động dựa trên những giá trị của chúng ta hơn là những ham muốn, mong muốn tức thời tại 1 thời điểm

Theo Covey thì các hoạt động của chúng ta hằng ngày có thể được phân loại dựa trên 2 yếu tố: Tính cấp thiết và tính quan trọng và được chia làm 1 bảng như bên dưới với 4 phần tư (quadrant) từ 1 tới 4:

Chúng ta phản ứng với những điều “khẩn cấp” – chúng dành nhiều thời gian cho những việc không quan trọng. Điều này có nghĩa là chúng ta đã bỏ qua thời gian cho phần tư thứ 2 – lại chính là điều rất quan trọng với tất cả chúng ta – vì sao lại như vậy:

Nếu chúng ta tập trung vào Phần Tư thứ 1: Nghĩa là chúng ta dành thời gian để quản lý những khủng hoản, những vấn đề phát sinh và nó sẽ càng ngày càng lớn lên, lớn lên cho đến khi nó nuốt chửng chúng ta. Điều này làm cho chúng ta stress, bị burn out và luôn luôn phải gồng mình trong trạng thái chiến đấu

Nếu chúng ta tập trung vào Phần Tư thứ 3: Nghĩa là chúng ta dành hầu hết thời gian để phản ứng lại những điều dường như là khẩn cấp, trong khi sự thật là “sự khẩn cấp đó” lại đến từ ưu tiên và mong đợi của người khác chứ không phải là của bạn. Điều này dẫn đến sự tập trung ngắn hạn, cảm giác mất kiểm soát và tệ hơn là phá hỏng các mối quan hệ

Nếu chúng ta tập trung vào Phần Tư thứ 4: Nghĩa là chúng ta đơn giản là sống 1 cuộc đời vô trách nhiệm. Chúng ta chỉ muốn lãng phí thời gian, làm những việc không có ý nghĩa, sống theo bản năng, muốn làm những việc không áp lực, giải trí và nuông chiều bản thân

Cuối cùng, phần tư thứ 2 – Trái Tim của của 1 một người quản lý hiệu quả. Nó bao gồm những việc như xây dựng mỗi quan hệ, lên kế hoạch , tập luyện, chuẩn bị – đó là những việc chúng ta biết chúng ta cần phải làm nhưng đôi lúc chúng ta lại bị sao nhãng bởi những việc khác vì tính chất không khẩn cấp của chúng (những việc ở phần tư thứ 2)

Để có thể tập trung thời gian vào phần tư thứ 2, chúng ta phải học sách nói không với những hoạt động khác, đôi lúc chúng có vẻ như khẩn cấp. Chúng ta cũng cần có khả năng “giao trọng trách” một cách hiệu quả

Hơn thế nữa, khi chúng ta tập trung vào phần tư thứ 2, nghĩa là chúng ta đang suy nghĩ trước 1 bước, tập trung vào gốc rễ và ngăn ngừa các vấn đề xảy ra. Chúng giúp chúng ta thực thi theo nguyên tắc Pareto – 80% kết quả đến từ 20% thời gian

Chúng ta sẽ luôn luôn duy trì một sự tập trung hàng đầu cho mối quan hệ và kết quả và 1 sự tập trung tiếp theo sau đó mới đến thời gian.

Tóm lại: Chúng ta cần phải lên kế hoạch hằng ngày dựa vào việc phân loại các công việc,lên thời gian cho các công việc ở phần tư thứ 2. Xác định quyết tâm, tập trung vào phần tư thứ 2 và loại bỏ dần các công việc ở phần thư thứ 4 – cụ thể

1. Xác định các công việc/ sư kiện/ việc làm hàng ngày, hằng tháng theo từng phân tư như trên
2. Tạo ra 1 lịch làm việc, dựa trên việc phân bổ thời gian cho các “phần tư”
3. Phải luôn tự nhắc bản thân, quyết tâm thực thi đúng kế hoạch đã đề ra. Ở đây, với mọi người bắt đầu thực hành, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn vì các việc ở phần tư thứ 1 và thứ 3 sẽ luôn “dí” bạn. Tuy nhiên nếu có lòng quyết tâm và sự kiên nhẫn dần dần phần tư thứ 1 và thứ 3 sẽ nhỏ lại và đương nhiên phần tư thứ 2 sẽ lớn lên. Còn phần tư thứ 4 – nó vẫn cần thiết đó, nhưng nó lớn hay nhỏ thì do bạn có trách nhiệm với cuộc đời với bạn hay không mà thôi

.